Tỷ phú có của cải, địa vị cao và có khá nhiều việc chờ họ giải quyết hàng ngày. Họ có vô vàn việc cần làm như: Đọc mail, gặp đối tác, họp với nhân viên, tìm chiến lược mới,... Vậy làm cách nào để họ quản lý thời gian của mình hiệu quả?
- Tỷ phú Sheryl Sandberg chia sẻ trong cuốn sách của mình rằng, bà đảm bảo tan sở lúc 5h30 mỗi ngày vì con cái là điều quan trọng nhất đối với bà.
- Richard Branson có hơn 400 doanh nghiệp đang điều hành, nhưng ông vẫn dành thời gian để lướt sóng vì ông coi tập thể dục là ưu tiên hàng đầu.
- Tổng thống Bush có hàng trăm việc phải làm: Gọi điện cho các lãnh đạo nước ngoài, đọc báo cáo của CIA,... Tuy nhiên, ông vẫn đọc được 95 cuốn sách/năm.
- Giám đốc điều hành Campbell Soup Doug Conant sẽ viết tay 20 lời cảm ơn mỗi ngày khi ông điều hành một công ty nằm trong danh sách Fortune 500.
Có lẽ bạn đang rất ngạc nhiên vì sao họ bận rộn như vậy nhưng vẫn có thời gian dành cho gia đình, đi du lịch, tập thể dục thường xuyên,... Dưới đây là những bí quyết của các tỷ phú trong việc quản lý thời gian, trong đó có nhiều điều bạn chưa từng nghe qua ở bất kỳ đâu.
1. Làm việc quan trọng nhất vào đầu ngày
Tỷ phú Nathan Blecharczyk cho biết ông đã đảo lộn hoàn toàn lịch trình của mình.
Ông sẽ lên lịch cho những việc mà người khác làm vào cuối ngày lên đầu ngày, trong đó ưu tiên tập trung vào những vấn đề thực sự quan trọng vào buổi sáng. Sau đó, ông sẽ làm những việc ít quan trọng hơn vào trong ngày.
Tốt nhất bạn nên giải quyết nhiệm vụ quan trọng nhất của mình vào đầu ngày và đảm bảo hoàn thành tối ưu. Nếu không bạn sẽ bị phân tâm bởi những yêu cầu, nhiệm vụ và email ít quan trọng hơn.
Tốt nhất bạn nên giải quyết nhiệm vụ quan trọng nhất của mình vào đầu ngày và đảm bảo hoàn thành tối ưu. (Ảnh minh hoạ)
2. Nạp năng lượng vào buổi trưa để duy trì sức khỏe tinh thần
Mohammed Dewji, tỷ phú trẻ nhất châu Phi, cho rằng tâm trí lành mạnh và tư duy mới mẻ là chìa khóa thành công.
Đến 1 giờ chiều mỗi ngày, ông thường cảm thấy kiệt sức, đây là điều đương nhiên. Vì vậy, ông sẽ tập thể dục hàng ngày trong giờ nghỉ trưa để nạp lại năng lượng. Điều này mang lại cho nhiều năng lượng vào buổi chiều.
Có hàng trăm nghiên cứu, bài báo và sách chứng minh việc tập thể dục tốt cho sức khoẻ. Tập thể dục có thể cải thiện sự tập trung, năng lượng, hạnh phúc, năng suất, tuổi thọ,... Vì vậy, tốt hơn, bạn nên coi việc tập thể dục như một khoản đầu tư hơn là một hoạt động tốn thời gian.
3. Giảm hoặc hủy một số cuộc họp
Mark Cuban từng nói, đừng bao giờ tổ chức một cuộc họp trừ khi bạn có thể kiếm được nhiều tiền từ việc đó.
Warren Buffett, người giàu nhất thế giới trong 10 năm qua cho biết trong nhiều cuộc phỏng vấn, ông không bao giờ tổ chức các cuộc họp nếu không thực sự cấp thiết. Bởi nhiều cuộc họp hoàn toàn lãng phí thời gian.
Tỷ phú Jason Fried đã nói trong cuốn sách “Làm lại” rằng chỉ những người cần thiết mới được mời đến các cuộc họp. Ông cũng khuyên mọi người nên đặt mục tiêu ngay từ đầu cuộc họp và đưa ra thời gian kéo dài cuộc họp để không lãng phí thời gian của mọi người. Là một ông chủ, sớm hay muộn bạn cũng sẽ phải trả giá cho khoảng thời gian lãng phí đó.
Tỷ phú Richard Branson thường tổ chức các cuộc họp độc lập kéo dài khoảng 10 phút với các tiêu chí:
- Nó đảm bảo giao tiếp thực sự.
- Nó lãng phí ít thời gian hơn nếu không tổ chức họp.
- Không ai ngủ gật trong cuộc họp.
- Nó cho phép mọi người đưa ra quyết định nhanh hơn.
Tỷ phú Richard Branson.
"Mặc dù có những tình huống cần phải có một cuộc hội thảo và thuyết trình chi tiết hơn, nhưng hiếm khi một cuộc họp về bất kỳ chủ đề nào kéo dài hơn 5 - 10 phút", Richard Branson chia sẻ.
Một nghiên cứu năm 1999 trên Tạp chí Tâm lý học Ứng dụng cho thấy, các cuộc họp ngồi mất nhiều thời gian hơn 34% so với các cuộc họp thường trực nhưng không đưa đến những quyết định tốt hơn.
Các nhà nghiên cứu tại Đại học Washington ở St. Louis phát hiện ra, các cuộc họp thường trực mang lại kết quả tốt hơn đáng kể so với các cuộc họp ngồi. Trong Khoa học Tâm lý & Nhân cách Xã hội, họ phát hiện, các cuộc họp thường trực dẫn đến sự hợp tác tốt hơn, gắn kết nhiều hơn, ít chiếm hữu hơn và sáng tạo hơn trong việc giải quyết vấn đề.
Như vậy, bạn cũng có thể thử tổ chức các cuộc họp trong khi đi bộ.
4. Dành thời gian cho sản phẩm chứ không than vãn
Mark Pincus là người sáng lập Zynga, nền tảng ứng dụng trò chơi điện tử được xây dựng trên mạng xã hội Facebook. Mark nói rằng nếu muốn tạo ra những sản phẩm tuyệt vời, bạn nên dành ít nhất 50% thời gian của mình để làm việc đó..
Còn Lee Iacocca là một ví dụ tiêu cực, ông đã đưa Chrysler từ bờ vực phá sản đến sự hồi sinh toàn diện. Nhưng trong nửa sau nhiệm kỳ của mình, ông bắt đầu dành phần lớn thời gian cho các chương trình trò chuyện, chương trình truyền hình và các nỗ lực tự quảng bá bản thân khác. Kết quả là giá cổ phiếu của Chrysler đã giảm mạnh sau đó.
5. Kiểm soát thời gian của riêng bạn và đơn giản hóa lịch trình
Warren Buffett đã nói trong nhiều cuộc phỏng vấn rằng, lịch trình của ông rất đơn giản. Ông cho biết, mỗi tháng chỉ có 3 việc phải làm. Người giàu như Buffet có thể làm được mọi việc. Nhưng ông chỉ làm rất ít việc trong một tháng và loại bỏ tất cả các hoạt động gây mất tập trung.
Còn Bill Gates thì luôn lên kế hoạch cẩn thận từng phút để nâng cao hiệu quả công việc nhưng ông sẽ cân nhắc kỹ hơn những gì mình dành thời gian cho việc đó.
Tỷ phú Bill Gates.
6. Đừng làm nhiều việc cùng lúc
Tỷ phú Mike Cannon - Brookes đưa ra một lời khuyên rất ngắn gọn trong cuốn sách của mình:
"Đừng làm nhiều việc cùng một lúc. Hãy giải quyết từng nhiệm vụ!
Khi còn trẻ, tôi thường làm nhiều việc cùng một lúc và cảm thấy mình làm tốt hơn hầu hết mọi người. Tôi từng tự hào về sự xuất sắc của mình.
Sau đó, tôi đã nghiên cứu sâu hơn về mô hình hoạt động này. Chẳng hạn như với việc hút thuốc làm giảm năng suất làm việc, đặc biệt là ở những người trẻ tuổi làm việc nhiều giờ. Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ phát hiện, việc chuyển đổi nhiệm vụ có thể khiến năng suất giảm 40%".
7. Quyết định một chủ đề mỗi ngày
Dustin Moskovitz, người đồng sáng lập Facebook cho biết: "Đảm bảo ít nhất mỗi ngày có một chủ đề riêng để làm. Trong ngày, bạn nên tạo cho mình một môi trường không ai can thiệp để tập trung tối đa".
Jack Dorsey, tỷ phú sở hữu Twitter và Square, cũng có chủ đề ngày riêng của mình. Trong một cuộc phỏng vấn năm 2011 với Techonomy, Dorsey cho biết ông quản lý công ty chủ yếu thông qua các ngày theo chủ đề và kỷ luật tự giác nghiêm ngặt.
Đối với ông, những gì thực hiện hàng ngày trong tuần luôn cần cố định. Điều này cho phép ông tập trung bắt tay giải quyết các vấn đề. Nếu một nhiệm vụ hoặc yêu cầu không phù hợp với chủ đề đã được thiết lập trong ngày, Jack Dorsey sẽ không muốn giải quyết. Làm việc theo chủ đề từng ngày giúp công việc thuận lợi hơn. Chẳng hạn:
- Thứ Hai được dành riêng cho các vấn đề hành chính.
- Thứ ba tập trung vào vấn đề sản phẩm.
- Thứ Tư giải quyết các vấn đề tiếp thị và tăng trưởng.
- Thứ Năm dành riêng cho các nhà phát triển và đối tác.
- Thứ Sáu là ngày văn hóa và tuyển dụng.
- Thứ Bảy chủ yếu để nghỉ ngơi.
- Chủ nhật là ngày để suy ngẫm, thu thập phản hồi, xem xét chiến lược và chuẩn bị sẵn sàng cho thứ Hai tuần sau.
Jack Dorsey, tỷ phú sở hữu Twitter và Square, cũng có chủ đề ngày riêng của mình.
8. Kỷ luật và tự giác quan trọng hơn trí thông minh
Tỷ phú Andrew Mason, đồng sáng lập Groupon và Detour cho biết, ông đã gặp nhiều người thông minh hơn mình nhưng kém thành công vì họ thiếu tính kỷ luật, tự giác để kiên định bám sát mục tiêu.
"Tôi thường gặp những người có vẻ thông minh nhưng họ không có kỷ luật hay sự tự tin, thiếu khả năng đánh giá bản thân. Với những vấn đề tưởng chừng như đơn giản nhưng họ cũng không nghiêm túc thực hiện. Đây không phải là vấn đề toán học hay kỹ thuật cao siêu. Phát triển những thói quen tốt là chìa khóa thành công", Andrew Mason cho biết.
Andrew chia sẻ thêm, cá nhân ông cảm thấy thành công trong cuộc sống phụ thuộc vào 7 điều ở tính tự giác và 3 điều ở trí thông minh. Điều quan trọng là nâng cao ý chí bởi ý chí quan trọng hơn chỉ số IQ.
9. Viết ra mọi thứ
Tỷ phú người Hy Lạp Aristotle Onassis đưa ra lời khuyên của riêng mình. Ông gọi đây là lời khuyên “trị giá hàng triệu đô la và đó là điều mà không một giáo sư trường kinh doanh sẽ nói với bạn”.
Theo đó, ông khuyên mọi người nên ghi lại mọi thứ vào một cuốn sổ như suy nghĩ của bạn, thông tin về những người mới gặp hoặc những điều thú vị trong cuộc sống. Ông nói, nếu bạn viết ra mọi thứ, bạn sẽ có nhiều khả năng hành động hơn. Nếu không, bạn sẽ quên chúng ngay lập tức.
Nhiều người thành công viết mọi thứ ra giấy như Brian Tracy, Napoleon Hill, Bill Gates và Richard Branson.
Richard Branson thường nhấn mạnh tầm quan trọng của việc viết ra mọi việc bạn phải làm ngay lập tức để không quên. Richard cũng từng kể câu chuyện về một người đàn ông có trí nhớ phi thường nhưng lại quên mất một thứ trong cuộc giao dịch cực kỳ quan trọng, dẫn đến thất bại. Viết những điều quan trọng ra giấy sẽ tốt hơn so với việc giữ chúng trong đầu hoặc in chúng ra.
Ngay cả rapper tài năng Eminem cũng nói trong một cuộc phỏng vấn với "60 Minutes" rằng bất cứ khi nào có cảm hứng viết lời bài hát, anh luôn viết chúng ra ngay. Taylor Swift cũng từng tuyên bố trong nhiều cuộc phỏng vấn rằng, nếu có cảm hứng cho một bài hát mới, cô sẽ ngay lập tức thu âm giọng nói.
10. Sẵn sàng nói “không” và cho bản thân chút thời gian để thở
Giám đốc điều hành LinkedIn Jeff Weiner đã dành thời gian "không làm gì cả". Ông dành khoảng 90 - 120 phút không làm gì mỗi ngày, chia thành 30 - 90 phút/lần. Không ai có thể làm phiền ông trong thời gian này.
Với lịch trình dày đặc của mình, ông nhận ra, những khoảng thời gian nghỉ ngơi này là hoàn toàn cần thiết để làm tốt công việc hơn.
Nhiều tỷ phú cũng có quan điểm tương tự như trên. Họ bày tỏ sau nhiều năm làm việc quá sức, họ kiệt quệ , ốm yếu và cuối cùng phải dành thời gian rảnh rỗi để lấy lại hơi thở.
Bao gồm một số người nổi tiếng trên mạng xã hội như Cara DeLevingne, Alicia Keys và Lady Gaga cũng lên tiếng về vấn đề này. Các vấn đề về da và sức khỏe của Cara là do làm việc quá sức. Công ty quản lý người mẫu không cho cô thời gian nghỉ ngơi và gửi cô đến bệnh viện để dùng thuốc nhanh nhưng vô trách nhiệm.
Giám đốc điều hành LinkedIn Jeff Weiner.
11. Tập thể dục, ăn uống cân bằng, đọc sách
Bạn có thể dễ dàng tìm thấy những điểm chung này giữa các tỷ phú như Arnold Schwarzenegger, Gary Vaynerchuk và Tony Robbins. Trên thực tế, tập thể dục, ăn uống cân bằng và đọc sách đều là những hoạt động phổ biến, rất đơn giản nhưng ít người thực hiện.
Những thói quen cơ bản nhất cũng bị bỏ qua nhiều nhất vì chúng quá dễ dàng. Thế nhưng, các vị tỷ phú đều kiên trì thực hiện mỗi ngày như: Uống đủ nước, ăn đủ chất dinh dưỡng, tập thể dục mỗi ngày (đặc biệt là tập aerobic), dậy trước 6 giờ để ngồi thiền, đọc sách mỗi ngày, viết nhật ký, đặt mục tiêu hàng ngày,...
